Online-Vorstellungsgespräche im Sanitätshaus

Foto: HiTec Consult

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(02/2021) von Lutz-Martin Busch, HiTec Consult GmbH (Bad Nauheim)

Die Corona-Pandemie hat Unternehmen, Personalberater und Bewerber in die Welt der Online-Bewerbungsgespräche gezwungen – ein Trend, der möglicherweise auch nach Abklingen der Pandemie Bestand haben könnte. Was gilt es hier für die handelnden Personen zu beachten?

Im Folgenden ein kleiner Leitfaden für ein gelingendes virtuelles Bewerbungsgespräch mit besonderem Bezug auf den Sanitäts-Fachhandel.

 

Hard- & Software
Sie benötigen einen PC oder Laptop mit Kamera und Mikrofon, deren Wieder­gabequalität Sie unbedingt vorher testen sollten. Eine häufige Fehlerquelle liegtin der Einstellung des Mikrofons (Laut­stärke an/aus). Außerdem ist eine stabile WLAN-Verbindung nötig. Klären Sie mit Ihrem Gesprächspartner, mit welcher Software (z. B. Skype, Teams, Zoom, WebEx, Jitsi) das Gespräch stattfinden soll; Bewerber sollten einen privaten Account anlegen und nicht den geschäftlichen Microsoft Teams Account für diese Gespräche nutzen. Denn eventuell hat der Arbeitgeber Zugriff auf den Account oder es könnten Gesprächstermine z. B. im Outlook-Kalender erscheinen.Arbeitgeber und Bewerber sollten sich mit den Möglichkeiten und Schaltflä­chen der ausgewählten Software vertraut machen: Bildschirm teilen, Dokumente einblenden. Das gilt insbesondere für die Seite des Einstellenden, falls man z. B. ein Organigramm zeigen möchte. Testen Sie einzelne Komponenten vor dem Gespräch, damit Sie sich während des Gesprächs auf das Wesentliche konzentrieren können und keine Überraschungen erleben.

Vorbereitung

  • Planen Sie genügend Zeit für das Gespräch ein.
  • Bereiten Sie sich auf Ihren Gesprächs-partner bzw. das Unternehmen vor. Notieren Sie sich sowohl als Einstellender als auch als Bewerber im Vorfeld Fragen, die Sie gerne zum Kandidaten bzw. Unternehmen stellen möchten, und machen Sie sich im Verlauf des Gesprächs sichtbar Notizen. Dies zeigt Ihrem Gegenüber Ihr Interesse am Unternehmen und der Aufgabe. Die Vertreter des Unternehmens wiederum signalisieren Interesse am Bewerber.
  • Der Rahmen für das Gespräch sollte stimmen und professionell wirken. Das gilt für beide Seiten! Empfehlenswert sind ein ruhiger Ort (im Unternehmen sollte dies ein Besprechungsraum und kein Büro sein) und ein neutraler Hintergrund, oder Sie nutzen die Möglichkeit, einen virtuellen Hintergrund einzublenden. Der Raum sollte gut ausgeleuchtet sein, vermeiden Sie Schatten im Gesicht.
  • Unternehmen sollten dazu im Vorfeld klären, wer an dem Gespräch teilnimmt und wie man sich vor dem Bildschirm platziert, damit die Teilnehmer gesehen werden können.
  • Testen Sie die Kameraeinstellung und wie Sie auf dem Bildschirm wirken. Die Einstellung sollte nicht nur einen Ausschnitt vom Gesicht in Großaufnahme zeigen, sondern möglichst den gesamten Oberkörper.

Äußeres Erscheinungsbild wie in klassischen Gesprächen
Ihre Kleidung sollte dem Anlass entsprechend professionell sein, nicht zu locker – auch wenn es sich hier nicht um ein persönliches Gespräch handelt. Lassen Sie sich nicht durch die Bequemlichkeit eines virtuellen Meetings zu einer übersteigert lockeren Kleidung verleiten.Achten Sie darauf: In einem Video-Gespräch kommt es sehr auf Ihre Sprech- und Hörkompetenz an – mehr als ineinem persönlichen Gespräch. Sie müssen deutlich sprechen, gegebenenfalls auch lauter und langsamer als sonst. Sind am Gespräch mehrere Gesprächspartner beteiligt, entstehen oft Unsicherheiten dar­über, wer wann spricht. Hier können klei­ne Handzeichen helfen. Selbstverständlich sollte das Handy nicht wäh­rend des Gesprächs klingeln, andere Nebengeräusche dürfen das Gespräch nicht stören.

Darauf sollten Firmen explizit achten:

  • Verfügt die Firma bereits über einVideo-Konferenzsystem, beispielsweise über Microsoft-365 Accounts?
  • Gibt es eingeschränkte Rechte –wer kann die Software installieren?
  • Position des Datenschutzbeauftragten dazu – gibt es rechtliche Beschränkungen? Plattformen auf ausländischen Servern wären unter Umständen nach DSGVO problematisch.
  • Schulungsbedarf für Personaler & ggf. Fachvorgesetzte zur Nutzung.
  • Instruktionsmaterial für die Kandidaten.
  • Bei Kandidaten, die keine entsprechende Medienkompetenz im Bereich IT, Internet etc. mitbringen, weil siez. B. einen starken pflegerischen oder handwerklichen Hintergrund haben, sollten Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Videokonferenz verfassen oder nach Rücksprache mit dem Kandidaten zur Not auf vertrautere Lösungen wie WhatsApp oderFacetime zurückgreifen.
  • Was tun bei technischen Problemen? (Telefon als Ausweich-Lösung)
  • Bei den Videokonferenzen standardmäßig den Hintergrund durch eine Grafik ersetzen oder sicherstellen, dass keine Rechnungen, Rezepte bzw. etwaige andere Unterlagen mit personenbezogenen Daten sichtbar sind. Gerade im Alltag eines Sanitätshauses kann dies immer wieder vorkommen.
  • Stellen Sie sicher, dass vor einer Video­konferenz immer alle Programme mit personenbezogenen Daten auf dem PC geschlossen werden – insbesonde­re, wenn Sie für eine Präsentation ihren Bildschirm freigeben wollen.

Ein Nachteil ist, dass die Kandidaten nicht vollständig erfasst werden: Der Gesamt­eindruck (Schwingungen, Aura, Gestik) fehlt. Ein weiterer Nachteil ist, dass sich Kandidaten eher interessiert zeigen, weil sie anscheinend weniger Aufwand haben, aber im späteren Verlauf dann abspringen könnten.Die Testung von praktischem Wissen etwa der Geschicklichkeit im Umgang mit Orthetik etc. kann in einer Videokonferenz nicht spontan „am Objekt“ durchgeführt werden. Sollten Sie solche Elemente üblicherweise im Gespräch überprüfen, machen Sie sich im Vorfeld Gedanken, wie Sie das alternativ validieren können. Kennt der Orthopädietechniker die technischen Knackpunkte, weiß er, worauf er achten muss, oder kann er das Vorgehen auch virtuell demonstrieren?

Emotionale Nähe zum Unternehmen vermitteln
In einem Präsenzgespräch kann der Kandidat das Unternehmen auch physisch erfahren und die Interaktion der Mit­arbeiter untereinander erleben. Er bekommt einen qualitativen Eindruck vom Unternehmen und der Sinnhaftigkeit der Tätigkeit, da z. B. ein Sanitätshaus kein anonymer Konzern ist, sondern Patienten konkret hilft, das Leben zu verbessern.In einer Videokonferenz muss dies über die Gesprächspartner transportiert werden. Es ist daher sinnvoll, der Vorstellung der eigenen Person, des Teams und des Unternehmens mehr Raum zu geben. Dabei sollte man versuchen, den Kandidaten auch emotional abzuholen. Hierdurch erhöhen sich die Bindung des Kandidaten an das Unternehmen und die Verbindlichkeit im Rekrutierungsprozess.

Ohne persönliche Vorstellung geht es nicht
Im weiteren Verlauf (meist 3. Gesprächsrunde) werden ohnehin persönliche Gespräche gewünscht. Kaum ein Arbeitsvertrag wird ohne echtes Kennenlernen geschlossen. Ehrlicherweise ist daher sogar in den meisten Fällen ein verlängerter Einstellungsprozess zu erwarten.

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